Najlepší softvér na sledovanie času v roku 2020

Ak ste tu, znamená to, že hľadáte softvér na sledovanie času, ktorý budete používať sami alebo so svojím tímom. Výber jedného alebo dokonca niekoľkých z nich, ktoré sa majú vyskúšať, však môže byť mätúca a skľučujúca úloha, keď je k dispozícii viac ako 100 aplikácií.

Aby sme vám ušetrili drahocenný čas, vykonali sme tvrdú prácu pri hĺbkovom prieskume trhu a testovaní aplikácií a prišli sme so zoznamom 11 softvérov na sledovanie času, ktoré sú „la crème de la crème“.

Nástroje na sledovanie času, ktoré vytvorili náš zoznam, sú:

  • Paymo - plnohodnotná aplikácia na správu práce s funkciami sledovania času a účtovníctva, ktoré vám pomôžu spravovať projekty od začiatku do konca
  • Úroda - nástroj na sledovanie a fakturáciu času na uľahčenie dodania projektu a fakturácie
  • TSheets - riešenie spárované s rozpoznaním tváre pre zamestnancov, ktorí pracujú mimo kancelárie
  • Toggl - časovač, vizuálne správy a tímové informácie pre akúkoľvek veľkosť spoločnosti
  • Hubstaff - časový sledovač, ktorý monitoruje vašu aktivitu pomocou náhodných snímok obrazovky z vašej pracovnej plochy
  • Včasný - nástroj na sledovanie času a vytváranie plánov a automatických časových rozvrhov súčasne
  • TimeCamp - aplikácia na sledovanie a fakturáciu času s rozsiahlym zoznamom integrácií
  • TrackingTime - nástroj na sledovanie času pri opakujúcich sa úlohách a plánovaní opakujúcich sa udalostí
  • Time Doctor - automatické sledovanie času, mzdový modul a snímky obrazovky z pracovnej plochy v jednej aplikácii
  • RescueTime - blokuje rušivé webové stránky a stanovuje ciele na zlepšenie vašej produktivity prostredníctvom sledovania času
  • Workpuls - nástroj na monitorovanie zamestnancov s funkciami automatického sledovania času

Prečo je sledovanie času dôležité

Ak ešte nie ste presvedčení o užitočnosti sledovania času, pozrite sa na nasledujúce výhody:

  • Identifikácia nepodstatných úloh: Nemáte dostatok času na strávenie akejkoľvek činnosti. Sledovanie času vám môže pomôcť nahradiť nedôležité úlohy produktívnymi. Tieto údaje môžete exportovať do prehľadov a časových rozvrhov, takže ich môžete použiť pre ďalšie projekty, aby ste predišli strate času. Toto je ďalší dôvod, prečo by ste mali spárovať sledovanie času so správou úloh. Ešte lepšie je, ak sú tieto dve súčasti súčasťou tej istej natívnej aplikácie, aby nedošlo k neporiadku v údajoch.
  • Vylepšite odhady času: Môžete použiť predtým sledované časové záznamy ako hlavný ukazovateľ pre vaše budúce projekty. Prostredníctvom nich budete robiť lepšie odhady pre nasledujúce úlohy a stanoviť presnejšie termíny pre podobné projekty. Sledovanie ich vývoja v čase vám môže pomôcť zistiť, či pracovník bude mať čas na dokončenie úlohy na základe svojich minulých aktivít. Zamestnanci s nedostatkom práce sa tiež môžu starať o prácu ostatných, aby dosiahli rýchlejšie výsledky, ak majú správne zručnosti.
  • Dostaňte spravodlivé platby: Ak ste nezávislý pracovník s platbou za hodinu, časomiera vám pomôže získať sumu, ktorú si zaslúžite. Môže eliminovať dohady a nepríjemné rozhovory s problémovými klientmi, ktorí nie sú ochotní spolupracovať alebo váhajú rozhodnúť o výške platby. Doklady o svojej práci budete mať bezpečne uložené online a merané každú sekundu so všetkými vašimi časovými záznamami.

V našom teste sme sa pozerali iba na tie aplikácie, ktoré majú sledovanie času ako natívnu funkciu.

Ak už na správu svojej práce používate aplikáciu, ale nemáte modul na sledovanie času, riešením môže byť integrácia s aplikáciou na sledovanie času. Napriek tomu to neodporúčame, pretože by to mohlo priniesť ďalšiu zložitosť alebo zvýšiť vaše náklady.

Sledovanie času funguje ešte lepšie, keď ho spárujete s inými funkciami. Potrebujete správu úloh, aby ste mohli sledovať svoje každodenné povinnosti a funkčnosť, aby ste na základe svojej práce mohli vytvárať správy na meranie výkonnosti a sledovanie minulých aktivít pre budúce použitie. Ďalšie pekné funkcie, ako napríklad automatické sledovanie času, plánovanie zdrojov pre tímy alebo účtovné schopnosti, pomáhajú pri celkovom riadení práce vyvážením vášho času, rozpočtu a ľudských zdrojov. A čo viac, na vykonávanie úloh už nebudete musieť prepínať medzi aplikáciami, nástrojmi a technikami.

V našej príručke na správu úloh nájdete ďalšie informácie o tom, ako môžete určiť priority a usporiadať svoje úlohy pomocou príslušných nástrojov a techník.

Kľúčové kritériá pre výber nástrojov na sledovanie času

Tu je sedem kľúčových faktorov, ktoré sme pri kontrole softvéru na sledovanie času v tejto príručke zohľadnili:

  • Základné funkcie: Najdôležitejšie veci, ktoré by mali ovplyvniť vaše rozhodnutie, sú hlavné vlastnosti nástroja. Správa úloh a správy sú nevyhnutné. Funkcie, ako napríklad automatické sledovanie času alebo fakturácia, zvyšujú pridanú hodnotu a môžu znamenať rozdiel medzi vynikajúcou aplikáciou a aplikáciou, ktorá v túto chvíľu vykoná prácu. Tímy môžu tiež používať plánovanie zdrojov spolu so sledovaním času, ale táto funkcia je pre jednotlivcov zbytočná. Pred výberom konečného produktu sa porozprávajte so svojím tímom a zistite, aké sú ich vlastné potreby okrem požiadaviek vášho projektu.
  • Proces nastupovania: Prešli sme každým krokom procesu nastupovania, aby sme zistili, aké ľahké je pre používateľa poznať nový nástroj. Niektoré výhody procesu nastupovania zahŕňajú návody, príručky, zákaznícku podporu, bezplatné zdroje alebo šablóny a ďalšie užitočné funkcie, ktoré vám môžu pomôcť začať rýchlejšie. Prečo sa tým obťažovať? Pretože aplikáciu na sledovanie času budete môcť naplno využívať od samého začiatku iba prostredníctvom jasného a podrobného postupu na palube.
  • Cena: Zamyslite sa nad svojím existujúcim rozpočtom a za to, čo chcete zaplatiť. Niektoré nástroje účtujú ďalšie poplatky ďalším používateľom, takže budete musieť vziať do úvahy počet aktívnych používateľov v aplikácii súčasne. Nezabudnite si vypočítať ďalšie náklady, ktoré sa môžu vyskytnúť počas nástupu nových zamestnancov alebo pri prenose existujúcich projektových údajov, dokumentácie a plánov tímov na platformu. Tiež občas sledujte všetky špeciálne ponuky.
  • Podpora: Možno budete musieť niekedy využiť zákaznícku podporu bez ohľadu na to, ako je váš tím pripravený, pokiaľ ide o technické zručnosti. Prístup k podpore produktu by mal byť ľahký, aby ste mohli rýchlo získať pomoc. Preskúmajte dostupné jazyky, aby ste predišli problémom s komunikáciou. Venujte však pozornosť - miera ponúkanej podpory sa môže opierať o úroveň vášho predplatného. V prípade niektorých aplikácií môže byť rozhovor so správcom účtu k dispozícii iba s prémiovými programami, preto zvážte, koľko peňazí ste pripravení vyčleniť.
  • Recenzie: Aj keď každý nástroj funguje pre každú firmu odlišným spôsobom, môžete sa pozrieť na to, čo hovoria existujúci používatelia. Capterra a G2 sú dve spoľahlivé platformy na kontrolu používateľov, ktorých cieľom je poskytnúť objektívnu spätnú väzbu od používateľov. Tieto recenzie slúžia ako základná orientácia aspektov, ktoré musíte analyzovať a otestovať pred rozhodnutím, či je nástroj pre vaše podnikanie najvhodnejší.
  • Ocenenia: Niektoré z najlepších produktov získajú ocenenia. To znamená, že pokiaľ nejde o novú aplikáciu, ktorá ešte nemala šancu byť nominovaná na jednu. Tlačová stránka každého nástroja často zdôrazňuje ocenenia, ktoré získali v priebehu rokov, a dôvody ich prijatia.
  • Extra funkcie: Mysli na akúkoľvek inú funkciu, ktorú by ste mohli potrebovať, od GPS sledovania a integrácií, cez systém schvaľovania časového rozvrhu, mzdovú funkciu alebo dokonca čistý alebo farebný dizajn, aby váš tím zostal v kontakte.

Tip: Vezmite týchto sedem faktorov a zoraďte ich podľa svojich potrieb. Najskôr vytvorte tabuľku. Potom si zapíšte potrebné funkcie (za každý z nich uveďte 5 bodov), pekné funkcie (za každý z nich 2 body) a bonusové prvky (1 bod za každú z nich). Pridajte všetko a vytvorte si vlastné hodnotenie nástrojov a pred výberom si vytvorte vlastný testovací štítok.

Paymo

Paymo je softvér na riadenie projektov, riadenie práce a sledovanie času, ktorý pomáha profesionálom v oblasti riadenia a nezávislých pracovníkov poskytovať projekty počas celého ich životného cyklu.

Spoločnosť existuje približne od roku 2008 a pôvodne začala ako aplikácia na sledovanie a fakturáciu času. Postupne sa na základe spätnej väzby od používateľov zmenila na plnohodnotnú platformu pre riadenie projektov.

S používateľmi z viac ako 50 krajín je Paymo zavedenou aplikáciou, na ktorú sa asi 4000 spoločností a 40 000 nezávislých pracovníkov (~ 70 000 používateľov) spolieha, aby pomohli spravovať svoj čas a projekty od začiatku do konca. Jeho hlavným cieľom je pomôcť vám udržať všetku svoju prácu na jednom mieste a zároveň zjednodušiť pracovný postup pre efektívnejšie riadenie úloh.

Najlepšie pre:

Malé a stredné podniky, agentúry, konzultanti, právnické a architektonické firmy a nezávislí pracovníci, ktorí sa zaoberajú viacerými klientskymi projektmi a chcú mať možnosť sledovať svoj čas, monitorovať financie a organizovať zdroje z jedného miesta.

Prečo hovoríme, že je to úžasné

Moderný a intuitívny softvér pre podniky založené na projektoch, ktorý pomáha vášmu tímu riadiť projekty počas celého ich životného cyklu. Naplánujte si a naplánujte svoje projekty, spolupracujte so svojím tímom, zdieľajte súbory, sledujte čas a uistite sa, že zostanete v rozpočte.

Top 5 funkcií

1) Dostupnosť: Môžete sa presne rozhodnúť, ako a od ktorého zariadenia chcete sledovať čas. Služba Paymo je k dispozícii ako webový časovač, aplikácia pre stolné počítače, mobilná aplikácia (funguje tiež v režime offline) a dokonca aj ako automatická funkcia na sledovanie času na počítači (PaymoPlus). K dispozícii je tiež integrácia Adobe pre kreatívy, ktoré chcú sledovať svoj čas v produktoch Adobe bez toho, aby museli prepínať medzi rôznymi aplikáciami.

2) Plánovanie zdrojov: Aby ste si mohli vypočítať zdroje potrebné na uskutočnenie projektu, pozrite si aktivitu svojho tímu. Môže to pomôcť tomu, kto bude pracovať na tom, čo a kedy, alebo skontrolovať kapacitu používateľov, aby sa predišlo vyhoreniu zamestnancov. Spravujte alokáciu zdrojov ľahko a dať svojim zamestnancom správne úlohy na základe toho, čo v minulosti urobili.

3) Oblasť časového rozvrhu: Zobrazte a spravujte svoje časové záznamy na dennej / týždennej / mesačnej / agendovej báze, pridajte hromadný čas alebo importujte čas priamo zo svojich rezervácií.

4) Časové správy: Vytvárajte časové správy na základe sledovaného času a získajte podrobný prehľad o tom, ako sa vy alebo váš tím trávi čas. Vyberte si z flexibilného zoskupovania, podskupín v hierarchii prehľadov, podpory stavu projektu a zahrňte ID projektu a ID úloh pre ďalšie prispôsobenie.

5) Účtovníctvo: Vygenerujte faktúry na základe množstva času stráveného na úlohách alebo projektoch, sledujte výdavky alebo vytvorte odhady pre klientov. Môžete tiež vytvárať faktúry od nuly a používať integráciu s platobnými bránami, ako sú PayPal, PayPal Payflow, Stripe, Authorize.net a Stripe.

Aké ľahké je začať

Počas procesu nastupovania si vyberiete uprednostňované použitie nástroja (naplánujte projekty, sledujte čas, spravujte úlohy alebo faktúru). Existuje 9 rôznych šablón projektu, z ktorých si môžete vybrať, aby ste mohli začať s prácou. K dispozícii je tiež podrobná databáza poznatkov, ktorá slúži na preskúmanie pokročilejších funkcií. Okrem toho existuje fórum komunity klientov a podrobná databáza poznatkov, ktorá slúži na preskúmanie pokročilejších funkcií. Naši manažéri úspechu zákazníkov, ktorí vám môžu pomôcť pri aktivácii účtu počas celého procesu nastupovania, vás tiež budú kontaktovať.

stanovenie ceny

Existujú 3 cenové plány, z ktorých si môžete vybrať podľa veľkosti svojej firmy a funkcií, ktoré by ste mohli potrebovať:

  • Zadarmo (pre 1 používateľa: nezávislí a individuálni používatelia): zoznamy jednoduchých úloh pre vaše úlohy, rady Kanban s cieľom získať vizuálnejší pohľad na vaše úlohy, Meta Kanban, sledovanie času, aby ste boli motivovaní, stolné a mobilné aplikácie na sledovanie času v režime offline , Rozšírenie Adobe CC pre kreatívy a vytváranie prehľadov. Získate tiež úložisko 1 GB, zdieľanie súborov, komunitnú podporu na riešenie problémov, s ktorými sa môžete stretnúť, API, 3 faktúry / účet, aby ste zistili, aké ľahké je pripojenie vašich údajov k faktúram, ktoré posielate svojim klientom. ,
  • Malá kancelária (11,95 USD / užívateľ / mesiac): Môžete získať bezplatné funkcie plánu + faktúry, odhady a výdavky, pokročilé spravovanie úloh, ktoré vám pomôžu spravovať väčšie projekty a tímy, šablóny projektov, aby ste sa nestratili časom so základmi, informačný panel na dohľad nad vašimi projektová a tímová aktivita a 50 GB na uloženie vašich súborov. Budete tiež môcť používať pokročilé prehľady pre svojich manažérov a svojim klientom podrobne prehliadať stav a výsledky projektu, integrácie s inými nástrojmi, ktoré používate.
  • Podnikanie (18,95 USD / používateľ / mesiac): Môžete získať funkcie Small Office Plan + Plánovanie zdrojov na udržanie kontroly nad aktivitami vášho tímu, Ganttovy diagramy, Ganttov diagram portfólia a Online pomoc na diaľku, aby ste mohli rýchlo odpovedať na vaše otázky. Tento plán vám tiež poskytuje neobmedzené úložisko, takže si nikdy nebudete robiť starosti s tým, kde si svoje údaje ponecháte.

Na ročné platby sa ponúka zľava 20%.

Aplikácia tiež podporuje školy, vysoké školy a univerzity na celom svete tým, že ponúka bezplatné predplatné na 1 rok bez akýchkoľvek obmedzení funkcií. Paymo tiež podporuje každého, kto chce robiť dobro pre spoločnosť, pretože neziskové organizácie majú nárok na 50% zľavu.

verdikt

Sme hrdí, že sme zaznamenali 4,5 / 5 na Capterre a 4,5 / 5 na G2. Aplikácia získala aj sériu ocenení vrátane: Najpoužiteľnejšieho softvéru PM (Index použiteľnosti projektového manažmentu G2 | Leto 2017), Softvér sledovania času s najhladšou implementáciou (G2 Leto 2017), Najlepšie softvér ROI PM (G2 Leto 2017) , Softvér PM s najhladšou implementáciou (leto G2 v lete 2017) a cena za skvelé používateľské skúsenosti za rok 2017 (FinancesOnline).

Paymo má najlepší bezplatný plán pre jednotlivcov a mohol by sa ľahko zaradiť medzi tri najvýznamnejšie programy, pokiaľ ide o funkčnosť sledovania času. Pokročili ste s pokročilými funkciami správy úloh, plánovaním zdrojov a účtovníctvom, ak chcete spolu s tímom spravovať projekty od začiatku do konca. Najpozoruhodnejšie je, že si môžete zvoliť akýkoľvek spôsob sledovania času, ktorý chcete. Táto platforma by mohla byť ešte lepšia, ak by v blízkej budúcnosti obsahovala funkcie, ako je sledovanie GPS, schválenie časového rozvrhu alebo mzdový systém.

žatvy

Harvest môžu využívať všetky veľké spoločnosti, menšie podniky a živnostníci. Cieľom projektu, ktorý bol uvedený na trh v roku 2006, je robiť veci spôsobom Harvest. Znamená to byť čestný, vracať sa, inovovať a počúvať okrem iného potreby zákazníkov.

Úroda ponúka riešenie na sledovanie času a fakturáciu pod jednou strechou. Tento nástroj spája obe funkcie, takže môžete byť platení na základe sledovaných časových záznamov bez exportovania údajov do iného systému.

Najlepšie pre:

Nezávislí pracovníci, malé, stredné a veľké tímy, ktoré sa snažia integrovať sledovanie času so svojimi obľúbenými nástrojmi.

Prečo hovoria, že je to úžasné

Softvér na sledovanie času pre tých, ktorí oceňujú prehľad.

Top 5 funkcií

1) Sledovanie času a riadenie výdavkov: Sledujte čas pre konkrétnych klientov, projekty, úlohy a zamestnancov, aby si prostredníctvom webového časovača udržali kontrolu nad všetkými činnosťami. Nemajte obavy, dostanete e-mailové pripomenutia, keď ich necháte príliš dlho na vyriešenie tohto problému. Ak ste ju zabudli spustiť, do oblasti týždenných výkazov pridajte hromadne čas. Bonus: Vytvorte fotografiu a pridajte ju na výdavky pomocou mobilnej aplikácie, čím získate dôkaz o svojich výdavkoch.

2) Prehľad tímu: Sledujte, kto sleduje čas a kedy pracuje na konkrétnom projekte, ako aj kto je prepracovaný, aby sa predišlo vyhoreniu. Ak chcete získať podrobnejšie správy, môžete upraviť časové záznamy a rozdeliť ich na fakturovateľné alebo nefakturovateľné hodiny. Na vylepšený dohľad nad tímom môžete tiež použiť systém schvaľovania časového rozvrhu.

3) Vizuálne správy: Skontrolujte časové záznamy a porovnajte ich s pôvodným rozpočtom projektu, aby ste zistili, či ste na dobrej ceste. V správach sa tiež zobrazuje suma, ktorú musíte na faktúru vyfakturovať.

4) Fakturačný modul: Fakturujte klientom na základe sledovaného času, posielajte faktúry e-mailom a dostávajte platby online prostredníctvom služby Stripe alebo PayPal. K dispozícii je tiež natívna integrácia s Xero a Quickbooks, ktorá je užitočná, ak už niektorú z týchto aplikácií používate.

5) Plánovanie: Prostredníctvom svojej sesterskej aplikácie Forecast si môžete rezervovať projekty vopred a porovnať čas sledovaný v programe Harvest s časom naplánovaným v programe Forecast.

Aké ľahké je začať

Po registrácii dostanete uvítací e-mail na začatie a vytvorenie prvého projektu. Súbežne s tým získate prístup aj k bezplatným časovým rozvrhom a fakturačným šablónam, vzdelávacím zdrojom na sledovanie času, webinárom (naplánovaným a zaznamenaným) a k znalostnej báze s tutoriálmi a podrobnými sprievodcami.

stanovenie ceny

Po uplynutí bezplatnej skúšobnej verzie si môžete vybrať z 2 plánov, z ktorých každý obsahuje ďalšie funkcie:

  • Zadarmo: Je to pre 1 osobu, 2 projekty a dostanete neobmedzené faktúry a klientov. Nemôžete nahrať logo spoločnosti, priložiť súbory k faktúram, integrovať sa do QuickBooks Online ani importovať údaje. Keď sa zaregistrujete, dostanete prvú plnohodnotnú 30-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu. Po vypršaní tohto limitu budete môcť bezplatný program používať, pokiaľ ho neaktualizujete.
  • Pro: $ 12 / osoba / mesiac alebo 10,8 $ / osoba / mesiac (zľava 10% pre ročné platby): 2+ ľudí, neobmedzené projekty, neobmedzený počet klientov, neobmedzená fakturácia, systém schvaľovania časového rozvrhu, ktorý tiež umožňuje manažérom mať prehľad o činnosti svojho tímu ,

Za funkciu plánovania, Harvest Forecast, budete musieť platiť zvlášť. (5 dolárov mesačne, neobmedzený počet používateľov a projektov)

Všetky plány zahŕňajú sledovanie času a výdavkov, výkonné vykazovanie, neobmedzené faktúry a odhady, varovania o rozpočte projektu, schválenie časového rozvrhu, integráciu so 100+ aplikáciami, aplikácie pre iOS, Android a Mac, zabezpečenie na úrovni banky a telefonickú a e-mailovú podporu.

Dostupnosť: web, iOS, Android, Mac a ako doplnok pre prehliadače Chrome a Safari.

verdikt

Zdá sa, že väčšina používateľov má dobrý názor na úrodu, pretože nástroj dostal 4,5 z 5 (Capterra) a 4,3 z 5 (G2).

Keby sme mali zvoliť najlepšie nástroje na sledovanie času a účtovníctvo, Harvest by urobil naše prvé tri. Prečo? Pretože je to vynikajúci príklad nástroja, ktorý spája sledovanie času s funkciami účtovníctva, aby sa uľahčilo dodanie projektu a fakturácia. Navyše ich integrácia s Xero a QuickBooks robí to pohodlnejšie pre používateľov, ktorí už tieto nástroje používajú na účtovníctvo alebo vedenie účtovníctva.

Tešíme sa na možné zavedenie modulu opakovanej fakturácie, ktorý uľahčí celý proces platby a fakturácie opakovaným zákazníkom. Sledovač zobrazuje vaše časy iba po uplynutí každej minúty. Začiatočníci, ktorí sa cítia motivovaní, keď vidia, že ich sekundy rýchlo prechádzajú, ocenili presnejší časovač, ktorý sleduje každú sekundu vašej práce.

Tento nástroj si môžete vyskúšať sami s 30-dňovou bezplatnou skúšobnou verziou a otestovať ju spolu so svojimi 100+ integráciami alebo použiť vlastné API na konfiguráciu svojho vlastného.

„Prečítajte si celý zoznam na našom blogu“