Spravovanie: 7 najlepších postupov pre vedenie šéfa

Kredit: Licencia Pixabay Creative Commons

Manažéri sa nezaobídu iba nadol. Tiež sa im darí a učenie sa, ako to urobiť, je kritickou kariérnou zručnosťou.

Riadenie nadol je to, čo manažéri robia so zamestnancami, ktorí sú priamymi správami. Spravovanie je to, čo manažéri robia pre svojich vlastných šéfov.

Efektívni strední a vyšší manažéri sa v ideálnom prípade chcú uistiť, že ich šéfovia robia dobré rozhodnutia na základe presných, aktuálnych a kvalitných informácií. Mali by si želať pevné vzťahy založené na vzájomnom porozumení, kompatibilných názoroch a uctievaných nezhodách.

„Musíte vedieť, ako predvídať potreby svojho šéfa - lekciu, ktorú sa všetci môžeme naučiť od najlepších výkonných asistentov. Ak chcete získať buy-in pre svoje nápady, musíte porozumieť tomu, čo spôsobuje, že váš šéf bude tikať (a čo ju odškrtáva). Problémy sa nevyhnutne objavia, ale poznať správny spôsob, ako priniesť svojmu šéfovi problém, vám môže pomôcť pri navigácii v nepríjemných situáciách, “hovorí Dana Rousmaniere z Harvard Business Review.

Zamestnanci často predpokladajú, že ich správanie a výkon v práci vyžadujú, aby supervízor poskytol všetky usmernenia. Z tohto úzkeho pohľadu vodcovstvo vždy pochádza od šéfa.

Ale to nie je nevyhnutne prípad. Zamestnanec môže niekedy viesť nadriadeného. Snaha viesť šéfa je poučný spôsob, ako sa naučiť, ako riadiť, ako aj investícia do zabezpečenia pracovných miest a budúceho úspechu.

7 osvedčených postupov pre správu

Niektoré osvedčené postupy sú užitočné pri učení sa, ako efektívne riadiť. Zahŕňajú:

  1. Nájdenie správnej rovnováhy medzi komunikáciou príliš často a nedostatočne.
  2. Komunikujte čo najstručnejšie.
  3. Zdieľanie hlavných, ale nie menších, dobrých správ.
  4. Zdieľajte zlé správy čestne, ale opatrne.
  5. Byť selektívny v tom, kedy bojovať.
  6. Vyhýbanie sa sťažnostiam a kritike voči iným zamestnancom.
  7. Zoznamka a dokumentácia všetkých dôležitých informácií.

1 - Nájdite správny zostatok medzi príliš často a nedostatkom

Mikropresia je výraz tváre, ktorý trvá iba zlomok sekundy. Mal som šéfa, ktorého mikro výrazy mi povedali, že som navštevoval príliš často. Prerušil som cestu späť a neskôr som nadával, že nebudem dostatočne komunikovať. Nakoniec som našiel správnu rovnováhu.

Vždy, keď som vošiel do jeho kancelárie, vždy mal ďalší šéf negatívny mikro výraz. Dozvedel som sa však, že vždy chcel byť sám, pretože mal priveľa veľkých problémov. Naučilo ma zdieľať s ním dôležité informácie skôr e-mailom a poznámkou, ako návštevami v kancelárii.

Kredit: Licencia Pixabay Creative Commons

2 - Komunikujte najkonkrétnejším možným spôsobom

Čím vyšší manažér, tým viac zamestnanec na akejkoľvek úrovni musí komunikovať stručné a užitočné informácie. Vedúci pracovníci a manažéri na úrovni výkonných pracovníkov musia vylúčiť obrovské množstvo faktov, aby sa zamerali na to, čo je najužitočnejšie a najdôležitejšie. Nechcú byť ohromení viac, ako už cítia.

Podriadení sa musia naučiť, ako svoju reč, e-maily, telefónne hovory a poznámky starostlivo upravovať. Potrebujú tiež prispôsobiť množstvo a frekvenciu na základe osobnosti šéfa. Niektorí šéfovia chcú viac informácií a iní chcú menej. Ale šéf, ktorý chce viac, chce to aj stručne.

3 - Zdieľajte hlavné, ale nie menej dobré správy

Neistí zamestnanci často zdieľajú všetky druhy dobrých správ. Manažér vyššej úrovne, ktorý má veľké problémy s časovým manažmentom, ho nebude chcieť počuť. Drobné dobré správy sa oplatia zdieľať na konci diskusie, telefonického hovoru alebo e-mailu o inej dôležitejšej téme. Nikdy neváhajte zdieľať dôležité dobré správy, len čo sa to stane.

4 - Zdieľajte zlé správy čestne, ale opatrne

Nikto nechce zdieľať zlé správy s akoukoľvek úrovňou riadenia kvôli možným dôsledkom na zamestnanca, ktorý bol zodpovedný za to, čo sa stalo. Ale nie zdieľanie je samozrejme hrozný nápad.

Manažér by mal preto premyslieť, čo povedať šéfovi, ako to povedať a čo sa bude robiť, aby sa situácia zlepšila alebo minimalizoval dopad. Skrytie alebo skreslenie dôležitých skutočností povedie k strate dôvery.

5 - Pri výbere bitiek buďte selektívny

Podriadení, ktorí sú v pokušení bojovať proti šéfovi, by mali vyskúšať pomer 80/20. To znamená, že 80 percent času, keď sa šéfovia mýlia a nezhoda je menšia, by sa mal podriadený pokúsiť postrčiť šéfa, ale nie strčiť šéfa iným smerom.

Zamestnanec by mal asertívne a s úctou postaviť šéfovi ďalších 20 percent času, najmä ak sú nezhody zásadné. Len dúfam, že tieto časy sú zriedkavé.

Výnimkou je niečo, čo má zlé právne alebo etické dôsledky. V týchto prípadoch by mal zamestnanec použiť všetky logické prvky, dôkazy a integritu na čo najsilnejšie a diplomatické presadenie.

„Budú samozrejme časy, keď nebudete súhlasiť so svojím šéfom, a to je v poriadku - pokiaľ ste sa naučili nesúhlasiť s rešpektom, produktívnym spôsobom,“ hovorí Rousmaniere.

6 - Vyvarujte sa sťažností a kritiky ostatných zamestnancov

Lídri a manažéri sú platení za riešenie problémov, aj keď je „leader“ prostredníkom alebo zamestnancom. Ak je iný konflikt súčasťou konfliktu, šéf o ňom musí počuť, iba ak podriadený prešiel všetkými možnými scenármi jeho riešenia.

Pretože je to forma zlých správ (pozri # 5 vyššie), zamestnanec alebo manažér by mal premýšľať, ako ich zdieľať so šéfom. V diskusii ostaňte objektívnym problémom. Zamerajte sa na správanie, problém alebo situáciu a nie na osobu.

Viac informácií o vedúcich a manažéroch: Kariérne poradenstvo pre zodpovedných ľudí.

7 - Dátum a dokument Všetky dôležité informácie

Najdôležitejšie informácie vždy posielajte v datovanej poznámke a vytlačte ich do priečinka s papierom alebo ich uložte do elektronického priečinka. Ak je problém dostatočne dôležitý, prineste si kópiu na návštevu v kancelárii a nechajte ju u šéfa.

Manažéri vyššej úrovne s preťažením informáciami môžu zabudnúť na dokument alebo dokonca na diskusiu na túto tému. Dátum a uložené oznámenie je forma poistenia pre zamestnanca, ktorý ho pošle.

Riziká nesprávneho riadenia

Manažéri môžu robiť zlé rozhodnutia z dôvodu chýb v toku informácií. Medzi nedostatky patria:

Kredit: Unsplash
  • Zamestnanec, ktorý skresľuje informácie, aby získal láskavosť.
  • Zamestnanec, ktorý vynecháva kľúčové fakty.
  • Mladý alebo neskúsený zamestnanec, ktorý zdieľa nepravdivé alebo neopodstatnené fámy.
  • Zamestnanec, ktorý má o niečom niečo vedieť.
  • Zamestnanci, ktorí nerozumejú informáciám a zdieľajú nedorozumenia.

Konečným výsledkom sú deformácie v informáciách, ktoré vychádzajú zo zamestnanca alebo manažéra k nadriadenému. Tieto deformácie ovplyvňujú rozhodnutia manažéra, z ktorých niektoré môžu mať škodlivý vplyv na spoločnosť a zamestnancov.

Racionálni, otvorení a objektívni zamestnanci akéhokoľvek druhu, či už sú to zamestnanci alebo manažéri, sa môžu naučiť, ako kontrolovať tok informácií pre vedúcich a výkonných pracovníkov. Je to forma moci pre každého, kto sa chce úspešne riadiť.

Keď zamestnanci pochopia túto moc, môžu ju využiť na dobré alebo zlé účely v závislosti od ich charakteru alebo úrovne zabezpečenia zamestnania.

V mojej 40-ročnej kariére v oblasti riadenia a poradenstva som videl príklady samostatne zárobkovo činných zamestnancov, ktorí skresľujú informácie pre svoje vlastné dobro. Na chvíľu sa s tým dostanú preč, ale nie navždy. Mohli by urobiť oveľa lepšie, keby sa naučili, ako efektívne riadiť.

„Najdôležitejšou zručnosťou, ktorú zvládnuť, je zistiť, ako sa stať skutočným zdrojom pomoci - pretože riadenie neznamená sanie,“ hovorí Rousmaniere.