Hacked Kanban a zoznamy: moji najlepší spojenci pre organizovanie mojej práce (a života)

Organizácia nie je moja najlepšia kvalita. S ohľadom na to rád používam nástroje, ktoré mi pomôžu udržať si prehľad o všetkom.

V mojom osobnom živote používam Wunderlist ... A LOT. Mám zoznamy pre všetko. Áno, všetko. Napríklad teraz mám zoznamy pre:

  • Úlohy, ktoré musím dokončiť počas týždňa,
  • Úlohy, ktoré musím dokončiť do konca týždňa,
  • Úlohy, ktoré musím dokončiť pri svojej diplomovej práci,
  • Krátkodobé ciele, ktoré sa majú dosiahnuť.

Identifikoval som dva hlavné výhody tejto stratégie.
Po prvé, jednoducho nezabudnem robiť úlohy. Po druhé, považujem to za vysoko motivujúce. Pri každej kontrole položky zo zoznamu sa nedá poprieť, keď som s ňou skončil.

Vediem tiež zoznamy v Evernote: knihy na čítanie, filmy na pozeranie, reštaurácie na vyskúšanie / ktoré som vyskúšal a páčil sa ... a pokračuje. Takže si myslím, že je bezpečné povedať, že som osoba na zozname.

Zoznam mánie môjho osobného života sa samozrejme týka aj mojej profesionálnej činnosti ... Organizovať svoju prácu v spoločnosti Societe Generale Global Banking & Investor Solutions - ktorá poskytuje finančné služby korporáciám a finančným inštitúciám, od založenia spoločnosti po centrálne banky - využívam WeKan (je to ako Trello, ale open source).

Teória Kanbanovej metódy…

WeKan je nástroj založený na metóde Kanban.
 Pre tých, ktorí o tom nikdy nepočuli, metóda Kanban umožňuje používateľovi zobraziť a spravovať pracovné úlohy prostredníctvom pracovného postupu (od „do“ po „hotovo“).

Nástroj obsahuje informačný panel so sekciami ako „Úlohy / Prebieha / Hotovo“ (tieto sa dajú zmeniť, preskúmame tie, ktoré používam nižšie) a karty pre každú pracovnú položku, ktorú môžete presunúť z jednej sekcie do ďalší.

Táto metóda pomáha:

  • Stanovte priority úloh
  • Prebiehajúce práce obmedzte, aby ste nestratili čas prepínaním z jednej úlohy na druhú
  • Identifikujte potenciálne prekážky

…v praxi

Teraz sa pozrime, ako to funguje v praxi a ako sme túto metódu skutočne napadli v našom tíme UX.
V tíme je 17 dizajnérov UX, z ktorých každý pracuje na viacerých projektoch súčasne. Dosky Kanban zvyčajne používajú tímy (UX, PO, IT ...) na spoluprácu na projekte, ale tiež ich využívame na organizovanie našej osobnej práce.

Pozrime sa na fiktívny (ale realistický) príklad mojej osobnej dosky:

oddiely

Ako vidíte, existuje 5 sekcií:

  • Čaká sa: v súčasnosti nie sú to urgentné záležitosti, o ktoré sa však treba v určitom okamihu postarať.
  • Úlohy: úlohy sa majú dokončiť, najlepšie do týždňa.
  • Prebiehajú: úlohy, na ktorých v súčasnosti pracujem. V tejto časti sa snažím mať čo najmenej vecí, aby som sa sústredil na jednu alebo dve úlohy súčasne, čo zase pomáha zvyšovať produktivitu.
  • Hotovo: úlohy, ktoré som dokončil počas týždňa.
  • Archivované: staršie dokončené úlohy.

karty

Jedna karta = jedna úloha.
Ale niekedy môžete kopať do detailov. Napríklad, keď mám úpravy na výrobu prototypov, podrobne ich popisujem ... áno, máte to: zoznamy.
Vytvorenie zoznamu na karte mi opäť umožňuje sledovať, čo by sa malo upravovať A keď skončím, môžem každú položku vypnúť - svoju obľúbenú aktivitu.

etikety

1 štítok = 1 projekt.
Ako som už povedal, pracujeme súčasne na viacerých projektoch, čo poskytuje jednoduchý spôsob sledovania úloh v rámci jedného projektu. Dosku môžete filtrovať podľa štítkov, čo znamená, že ak chcete, môžete zobraziť všetky úlohy konkrétneho projektu na jedno kliknutie.

Termíny splatnosti

Aby ste si mohli uprednostniť svoje úlohy, môžete na kartu nastaviť dátum splatnosti. Musím povedať, že to často nepoužívam. Ale ak ste ako môj kolega Camille, môžete tiež použiť túto funkciu na sledovanie dátumu, kedy ste dokončili úlohu, čo je dosť šikovné, ak sa ma opýtate.

Do akcie v našom tíme

Pridelenie úloh kolegom

WeKan funguje dobre, pokiaľ ide o spoluprácu v tíme.
Môžete priradiť úlohy ďalším členom a „sledovať“ tieto úlohy, aby ste videli, kedy sú dokončené.

Napríklad, ak potrebujem požiadať Marine (dizajnér UX a administratívny superhrdina na strane), aby mi poskytol prístup k špecifickej aplikácii:

  1. Idem na námornú dosku
  2. Vytváram úlohu, ktorú som vložil do jej sekcie „robiť“
  3. Vyberiem úlohu „pozerať“ (nezabudnite „sledovať“ tabuľu, ak je stlmená, nebude fungovať)
  4. Po dokončení dostanem e-mail.

Také jednoduché.

Dajte šéfovi vedieť svoju dostupnosť

Morgane, náš šéf, pravidelne kontroluje tabuľu každého, aby zistil, ako sa nám darí.

To jej dáva určitú viditeľnosť o tom, kto by mohol byť schopný prijať nový projekt, ak niekto potrebuje pomoc s niečím, a napredovaní jednotlivých úloh. Nástroj v podstate poskytuje celkový pohľad na to, čo tím a každý člen tímu robia.

Všimnite si, že všetko, čo je tu uvedené, je založené na našom „hacknutí“ metódy Kanban na organizovanie našej osobnej práce na niekoľkých projektoch. Na spoluprácu na projektoch používame iné nástroje ako Github, JIRA alebo WeKan „tradičným“ spôsobom.

Vďaka za prečítanie! Nejaké nápady ? Budeme radi, keď sa dozviete vaše pripomienky k spoločnosti WeKan alebo iným nástrojom, ktoré používate na organizovanie svojej práce a spoluprácu!